Vai trò của ngành Quản trị văn phòng trong hoạt động hiệu quả của các tổ chức, doanh nghiệp

Ngành Quản trị văn phòng đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Để theo đuổi ngành này một cách hiệu quả, người học cần thành thạo kỹ năng sử dụng Tin học, đặc biệt là các công cụ như Word, Excel và phát triển kỹ năng ngoại ngữ. Tiến sĩ Nguyễn Hồng Duy, Phó Trưởng khoa và Trưởng Bộ môn Quản trị văn phòng tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, đã chia sẻ rằng ngành Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động tổ chức và quản lý công tác hành chính.

Đặc điểm và yêu cầu của ngành Quản trị văn phòng

Ngành học này bao gồm tính tổ chức, điều phối và tổng hợp cao, đòi hỏi người làm công tác văn phòng không chỉ cần thành thạo kỹ năng hành chính và kỹ năng quản lý thông tin mà còn phải am hiểu về công nghệ, giao tiếp và văn hóa tổ chức. Trong bối cảnh hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học đang tích cực cập nhật chương trình và phối hợp với các doanh nghiệp để nâng cao chất lượng giảng dạy, mở rộng cơ hội việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp.

Vai trò của ngành Quản trị văn phòng trong thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế

Trong bối cảnh đổi mới toàn diện của nền kinh tế, chuyển đổi số và hội nhập quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang ngày càng khẳng định vai trò trung tâm trong các hoạt động quản lý và điều hành của các tổ chức. Ngành này vẫn giữ vị trí quan trọng trong bức tranh phát triển nguồn nhân lực của đất nước, đặc biệt khi các doanh nghiệp ngày càng chú trọng ứng dụng công nghệ số trong quản lý và vận hành.

Chuẩn bị kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng

Để học tốt ngành này, người học nên chuẩn bị các nền tảng kiến thức và kỹ năng cần thiết ngay từ khi còn học tập ở giảng đường đại học. Cụ thể, sinh viên cần trau dồi kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, bởi công việc văn phòng đòi hỏi sự tỉ mỉ, ngăn nắp và khoa học. Cùng với đó, kỹ năng giao tiếp tốt cùng thái độ chuyên nghiệp sẽ giúp người làm quản trị văn phòng trở thành cầu nối giữa các phòng ban hoặc trở thành một mắt xích quan trọng trong giao tiếp với khách hàng.

Moreover, thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là các công cụ Word, Excel, các phần mềm quản lý cùng với việc trau dồi khả năng ngoại ngữ sẽ giúp sinh viên sau tốt nghiệp gia tăng cơ hội việc làm và tăng thu nhập đáng kể. Sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng có thể làm việc ở các vị trí như trợ lý điều hành, thư ký văn phòng, quản lý hành chính – nhân sự tại các cơ quan, doanh nghiệp; công chức, viên chức hành chính văn phòng trong khu vực công; chuyên viên quản trị dự án, phân tích dữ liệu, quản trị hệ thống văn phòng số,…

Mức lương của sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng

Theo thông tin mới nhất, mức lương trung bình của người mới tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng dao động từ 7-10 triệu đồng/tháng. Với nhân sự đã có 1-2 năm kinh nghiệm, mức lương có thể tăng lên từ 12-15 triệu đồng/tháng, tùy vị trí công tác.

Trong thời đại hiện nay, việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data) vào hoạt động sản xuất và kinh doanh đang trở thành xu hướng toàn cầu. Các doanh nghiệp trên khắp thế giới đang tận dụng AI và Big Data để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tại Việt Nam, nhiều công ty công nghệ đã phát triển thành công các giải pháp AI đa ngành. Tuy nhiên, việc ứng dụng AI và Big Data vào các doanh nghiệp truyền thống và doanh nghiệp nhỏ, vừa vẫn còn nhiều hạn chế.

Các khó khăn thường gặp mà các doanh nghiệp gặp phải bao gồm thiếu lộ trình triển khai phù hợp, thiếu dữ liệu về yêu cầu thị trường và năng lực triển khai từ nội bộ. Điều này đòi hỏi sự hỗ trợ từ các chuyên gia và tổ chức nghiên cứu để giúp các doanh nghiệp vượt qua những thách thức này. Bà Hồ Thị Quyên, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, cho biết Việt Nam đang có cơ hội lớn để kết hợp AI và Big Data trong chiến lược phát triển kinh tế số. Tuy nhiên, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa doanh nghiệp, Nhà nước và các tổ chức nghiên cứu để hiện thực hóa tiềm năng này.

Theo ông Trần Phúc Hồng, Giám đốc điều hành TMA Innovation, kết hợp chuyển đổi số và AI không chỉ là giải pháp công nghệ mà là chuyển đổi cách thức vận hành doanh nghiệp dựa trên dữ liệu nhằm đạt mục tiêu kinh doanh. Việc ứng dụng AI hiệu quả trong doanh nghiệp phải bắt đầu bằng dữ liệu và chất lượng dữ liệu chuyên ngành cần được chuẩn hóa, xây dựng và làm giàu theo thời gian. Điều này đòi hỏi sự đầu tư và cam kết từ các doanh nghiệp để xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc.

Các chuyên gia dự báo rằng AI sẽ giúp tăng năng suất sản xuất lên 40% vào năm 2035. AI không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí mà còn giúp giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng doanh thu. Ngoài ra, AI còn giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng thị trường và điều chỉnh chiến lược kinh doanh để tối đa hóa lợi thế. Điều này cho thấy tiềm năng to lớn của AI trong việc giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững.

Để hỗ trợ các doanh nghiệp ứng dụng AI và Big Data hiệu quả, Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh đã ký kết hợp tác với các đối tác để đào tạo cho doanh nghiệp. Các nội dung hợp tác hướng đến việc nâng cao năng lực quản lý, vận hành và triển khai các hoạt động sản xuất, kinh doanh theo hướng xanh, bền vững, số hóa. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể tận dụng AI và Big Data một cách hiệu quả và bền vững.

Ông Phan Phương Tùng, Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ và Tư vấn chuyển đổi số Thành phố Hồ Chí Minh, cho rằng năm 2025 là năm bản lề để triển khai hàng loạt chính sách trọng điểm về công nghệ, dữ liệu và đầu tư công nghệ cao. Các chính sách này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp và tổ chức nghiên cứu đổi mới sáng tạo, đặc biệt trong lĩnh vực AI. Điều này cho thấy sự quan tâm và hỗ trợ từ phía chính phủ đối với việc ứng dụng AI và Big Data trong các doanh nghiệp.

Tổng kết lại, việc áp dụng AI và Big Data trong hoạt động sản xuất và kinh doanh đang trở thành xu hướng toàn cầu. Tại Việt Nam, nhiều công ty công nghệ đã phát triển thành công các giải pháp AI đa ngành. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế trong việc ứng dụng AI và Big Data vào các doanh nghiệp truyền thống và doanh nghiệp nhỏ, vừa. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia, tổ chức nghiên cứu và chính phủ, các doanh nghiệp Việt Nam có thể tận dụng AI và Big Data để tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trong bối cảnh trí tuệ nhân tạo (AI) đang phát triển với tốc độ chóng mặt, việc biết cách “ra lệnh” thông minh cho các công cụ như ChatGPT đã trở thành một kỹ năng quan trọng không thể thiếu. Nắm bắt được xu hướng này, Viện Công nghệ Việt – Hàn (VKIT) thuộc Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH) đã tổ chức một hội thảo có tên gọi “Làm chủ ChatGPT – Dùng đúng, dùng đủ” vào ngày 18/7 vừa qua. Sự kiện này nhắm tới mục tiêu trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để có thể ứng dụng AI một cách hiệu quả, đồng thời làm chủ công nghệ này.

ThS. Thái Minh Phương, Phó Viện trưởng VKIT, đã nhấn mạnh rằng ChatGPT đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ học thuật đến đời sống hàng ngày. Tuy nhiên, để có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả không phải là một việc đơn giản. Thông qua chương trình này, cô hy vọng rằng các sinh viên của VKIT có thể tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích và kỹ năng thực tiễn từ diễn giả để có thể áp dụng vào trong học tập cũng như công việc sau này.

Hội thảo có sự tham gia của anh Trần Kỷ Nguyên, CEO của Lazy AI và @MOCHIMIN, một chuyên gia hàng đầu về ứng dụng AI trong việc tăng năng suất cá nhân và giáo dục. Anh Nguyên đã chia sẻ với các sinh viên về góc nhìn toàn diện của sự phát triển và ứng dụng nổi bật của AI trong các lĩnh vực như y tế, quân sự và đời sống hàng ngày. AI đã chứng minh được tiềm năng vượt bậc của mình với khả năng xử lý dữ liệu phức tạp, nhận diện hình ảnh và thậm chí vượt qua con người trong một số trò chơi trí tuệ.

Tuy nhiên, anh Nguyên cũng nhấn mạnh rằng AI chỉ là một công cụ hỗ trợ và giá trị thực sự của nó phụ thuộc vào kiến thức và khả năng tư duy của người sử dụng. Để giúp các sinh viên có thể khai thác tối đa sức mạnh của AI, anh Nguyên đã giới thiệu nguyên tắc 3C Prompt, bao gồm Clear (rõ ràng), Careful (cẩn thận) và Creative (sáng tạo), như một kim chỉ nam quan trọng khi làm việc với ChatGPT. Bên cạnh đó, cấu trúc 3D Prompt, bao gồm Define (xác định), Describe (mô tả) và Direct (chỉ dẫn), cũng được giới thiệu như một “khung sườn” tối ưu hóa câu lệnh.

Hội thảo không chỉ mang đến kiến thức nền tảng về AI mà còn giúp các sinh viên rèn luyện kỹ năng thực tiễn để có thể ứng dụng hiệu quả vào trong học tập và công việc. Những chia sẻ từ diễn giả đã giúp các sinh viên của VKIT tự tin ứng dụng AI, chủ động và sáng tạo trong kỷ nguyên số. Qua đó, các sinh viên có thể nắm bắt được những cơ hội mới và thách thức trong tương lai, đồng thời đóng góp vào sự phát triển của công nghệ và xã hội.

Qua sự kiện này, VKIT đã thể hiện cam kết của mình trong việc cung cấp cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thành công trong kỷ nguyên số. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực AI, VKIT hy vọng rằng các sinh viên của mình sẽ có thể trở thành những người tiên phong trong việc ứng dụng AI một cách hiệu quả và sáng tạo.